辦公家具的外觀形式直接展現在使用者面前，它是功能和結構的直觀表現。外觀依附于其結構，特別是外在結構。但是外觀形式和結構之間并不存在對應的關系，不同的外觀形式可以采用同一種結構來表現。外觀形式存在著較大的自由度，空間的組合上具有相當的選擇性，如梳妝臺的基本結構都相同，但其外觀形式卻千姿百態。

       辦公家具的外觀形式作為功能的外在表現，還具有認識功能，因此，具有信息傳達和符號義；還能發揮其審美功能，從而產生相應的情調氛圍，形成相應的藝術效果，給人以美的享受。

       辦公家具相應產品的功能分為四個方面，即技術功能、經濟功能、使用功能與審美功能。